山东英才学院财务支出制度
为促进学校发展，保障各项经济行为规范有效，依据国家相关法律法规，结合学校实际情况规范日常业务支出行为，维护学校及教职工相关的合法权益，特制定本制度。具体内容如下：
一、支出类型及签批流程
（一）支出类型
1．业务借款、预付款。
2．日常费用类：差旅费、交通费、招待费、劳务费、运营费用（水电、燃气、通讯、外包服务费等）、就业经费、招生经费、工资薪酬等。
3．采购类：维修费、租赁费、车辆费用、存货、固定资产等。
4．研究经费类：教学立项经费、大学生创新经费、科研经费等。
5．代收代支类：详见《山东英才学院代收代支项目结算管理办法》。
（二）签批流程
1．业务借款及预付款：借款人→本部门负责人→交财务处审核会计
2．日常费用类、采购类：经办人/报账人→本部门负责人→分管业务副校长→交财务处审核会计
3．研究经费类：项目负责人→部门负责人→业务分管指定责任人→分管业务副校长→交财务处审核会计
二、报账规范要求
（一）报销提交票据附件要求
费用类型 |
需提供资料 |
差旅费 |
差旅费报销审批单：含出差期间业务发票 附件：出租车报销说明单、会议通知、学习培训通知等资料 |
交通费 |
报销审批单：含公共交通或出租车车票 附件：出租车报销说明单（或行程单） |
劳务费 |
劳务报酬审批单（自制） 附件：劳务项目说明（如通知、文件、合同等） |
运营费用 |
费用报销审批单：含发票 附件：缴款通知单、合同复印件（如有） |
工资薪酬 |
薪酬发放汇总表（自制）、分部门汇总表（自制） 附件：发放明细表（电子版） |
采购类 |
报销审批单：含发票及税控清单；（适用于日常报销） 计划付款审批单：含发票或收款收据（适用于合同类付款） 附件：验收单、入库单（存货及资产类）、出库单（存货）、合同复印件（适用于合同类业务）、付款记录（适用于采购人员支付） |
研究经费经费类 |
科研费用报销审批单：（科研项目适用）含发票 教学课题报销审批单：（教学立项项目适用）含发票 附件：经费卡、佐证材料（根据对应费用要求提供） |
（二）合规要求
1．票据真实合法。必须是国家税务部门监制的正规发票（国家税务局发票网站可查询的发票）或国家财政部监制的行政事业性收据，非正规发票不得使用。薪酬、劳务类费用及学生的奖助学金等业务需提交业务主管部门自制的工资表、劳务支出单、学生奖助学金发放表、学生退费结算单等。
2．票据开具规范。发票的开票日期、付款单位名称、纳税人识别号、经济业务内容、规格型号、数量、单价、金额、收款单位名称、发票专用章等，项目必须内容齐全准确，印章清晰，不得涂改毁损。
3．发票附件要求。如发票内容为“详见销货清单”或数量为“一批”时，必须后附税控系统清单，清单所盖印章要与发票印章相一致，且清单不允许有撕毁、涂改痕迹。
4．入库单要求。签订合同的物资清单（税控系统销货清单）与合同约定物资清单及入库单相一致；未签订合同的物资清单与入库单物资保持一致。清单物资和入库单（或合同）物资计量单位不同时，清单需注明规格型号。
5．票据的相符性。票据的内容和所开展的活动必须相符，票据日期和报销业务发生日期必须一致，不得以其他形式的发票代替。
（三）其他要求
1.支付凭证的要求。采购支出原则上应由学校财务处向发票开具单位进行对公转账支付；由经办人自行支付的，需提供付款证明（POS刷卡记录、付款转账截图等）。其他报销业务凡有文件或通知含对方单位收款信息的，由财务处进行对公转账，单笔付款金额3000元以上的，需提供付款证明（POS刷卡记录、付款转账截图等）。
2.单据的时效性。通过系统提交审批的事项需在系统审批单关闭前5个工作日将报销单提交至财务处；涉及材料入库以及固定资产入库的票据需在系统内维护或暂估入库完毕。
3.业务借款的要求。个人业务借款严格遵循“前账不清，后账不借”的原则。办理借款时经办人需持签字齐全的借款审批单，借款人应在借支单上注明预计还款日期，最长不得超过业务活动结束后的一个月，并签名承诺。
4.还款的要求。对于在预计还款日期未归还的借支款项，财务处通过电话、信息、口头告知借款人将从下月工资中扣除未归还的借款，如果催收后仍未归还的，从下月起从工资中扣除，至借款还清为止。如至年末仍未结清者，将从借款人的其他应付款项中继续扣除，直至还清。如果因特殊原因，经办人无法在预计还款日归还借款的，应由经办人出具书面报告，说明其不能按时归还的原因及再次预计归还时间，并请其分管校领导及财务分管校领导签字同意。
5.预付款的要求。需进行预付款的事项，经办部门应办理预付款手续，并负责收回相应的票据。以预付款形式已将款项支付到对方单位，但未取得票据办理报账的，经办人应以付款日期为准，1个月之内收回票据，未回收的按“借款未归还”的相应要求处理。
（四）填写及粘贴要求
1.填制报账单据时，单据上所有申请人和审批人的必须由本人亲笔签署，不得盖章，所填写字迹必须清晰、工整、不得用草书或艺术体签署。
2.票据必须用胶水粘贴，不能使用订书钉。从左到右，从上到下，从小到大顺序粘贴，不能超过粘贴单（A4纸-横向）的范围，并在每张粘贴单上备注附件张数。原始单据不得折叠。对于发票的重要信息（如金额、发票内容等）在粘贴时必须保证不影响审核需求。
3.票据需按报账事项，一事一贴，按粘贴单大小平整粘贴。同一事项票据较多时，分开粘贴。同一事项不同客商的按客商不同分开粘贴报账。从同一客商购入已签订合同物资与未签订合同物资分开粘贴报账。同一事项报账时物资单据和费用单据分开粘贴报账。
4.含有入库单的，发票和入库单对应粘贴，按照“发票→发票清单→入库单→验收单等附件等”的顺序粘贴；如入库单张数较多，应以每个入库单与对应的发票分别按照以上顺序要求粘贴，不可多个入库单混乱粘贴。
三、票据传递及付款时限
（一）票据的传递
1.传递时间。每周一至周五提交已完成签批票据；专项经济合同、采购合同类以《月度付款计划表》要求为准的，每月15日-20日为提交时间，如遇节假日顺延，期间如财务处有具体结算要求的，以通知为准。
2.传递手续。报账人到审核会计提交票据时，需要与财务人员进行票据核对并填写《票据登记表》进行登记。
3.退回票据。财务处审核会计对报销业务的手续完备性及票据合规性进行审核，不合规业务予以退回，报销经办人整改后重新提交。
4.财务审批流程。票据签收后，由财务处审核会计汇总当期结算票据，财务处处长审核后提交分管财务副校长审批。
（二）付款时限
1.以《票据登记表》签收次日起15个工作日内完成审核及付款。
2.对于涉及学校安全稳定、关于教职工及学生的突发紧急事件、其他需急办事件的付款不受此限制，可单独申请，按实际需求处理。
3.如无法按照上述约定时间报账付款时，财务处应提前与报账人沟通相关事项并约定延迟时限。
四、付款原则及方式
（一）严格执行现金管理规定，除特殊情况外不予支付现金。
（二）供应商款项通过银行转账方式转入供应商的对公银行账户。
（三）员工借支或费用报账通过网银方式转入员工工资卡内。
（四）支付外单位个人劳务报酬(讲座费、专家咨询费等)，由财务处代扣代缴税款后转入对方名下银行卡内。
（五）学生活动奖励及劳务费用等通过网银方式转入学生名下银行卡内。
五、其他
（一）费用支出审核依据以相关主管部门颁布的制度标准为上限，以颁布时间最晚的版本为准；如相关主管部门颁布的制度中未包含费用，需向主管部门反馈，修订发布后以颁布时间为起点执行报销。
（二）如有财务处未按规定执行的投诉建议可直接向部门负责人或分管校领导反馈。
（三）财务制度根据建议和实际工作的需要，原则上每年可修订一次，如无更新的必要，则以颁布时间最晚的版本为准执行。
（四）本制度由财务处负责解释和修订。
本制度适用于山东英才学院。
山东英才学院办公室 2022年3月25日印发
